В 2017 году вся деятельность государственного архива Аккольского района будет направлена на реализацию Послания Президента страны Н.А. Назарбаева народу Казахстана, а также на дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела, обеспечение учета и сохранности документов Национального архивного фонда, создание и совершенствования научно-справочного аппарата к хранящимся документам их всестороннее использование, научно-методическое обеспечение выполняемых работ.
В целях исполнения Закона Республики Казахстана от 12 января 2007 года № 222-III (с изменениями на 03.07.2013) «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» продолжится проведение комплекса работ по своевременному и качественному учету регистрации и исполнению запросов тематического и генеалогического характера.
Согласно, Стандарта и регламента по государственной услуге «Выдача архивных справок» от 17 апреля 2015 года № 138 продолжится работа по своевременному и качественному учету, регистрации и исполнению запросов социально-правового характера.
По мере наступления знаменательных дат страны и области будут оформляться стенды и фотодокументальные выставки, проводится семинары, составляться планы мероприятий, издаваться в печати статьи.
Для исполнения плановых показателей 2017 года будут составляться и отправляться на рассмотрение и утверждение Экспертно-проверочной методической комиссией управления архивов и документации Акмолинской области ежегодного календаря, памятных и знаменательных дат, описей документов постоянного хранения и согласования описей по личному составу, описываться особо-ценные документы.
1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
В целях обеспечения сохранности документов продолжается работа по укреплению и модернизации материально-технической базы и техническому оснащению архива. Будет улучшено физическое состояние документов на бумажной основе 270 единиц хранения: из них отреставрировано 350 листов, по фонду № 287 оп.5 «Алексеевский промкомбинат бытового обслуживания», ф.136 оп.1л «зерносовхоз Урюпинский», ф.77. оп.2л «Зерносовхоз «Трудовой» и др. перешито — 100 ед.хр. фонд № 2 «Аккольский отдел культуры». Запланировано произвести
картонирование 3000 ед.хр. документов общего делопроизводства по фондам «Алексеевский комбинат бытового обслуживания», «Алексеевская пассажирская автомобильная база», «Алексеевское автомобильное экспедиционное предприятие», «Аккольская центральная районная больница» Аппарат акима города Акколь» и др. Консервационно-профилактическую обработку провести фотодокументов в
количестве 15 листов по фонду № 389 «Коллекция фотодокументов по история Аккольского района».
Произвести выявление 15 листов и восстановление (перепечатку) затухающих текстов 15 листов, по фонду № 115 «Алексеевский районный исполнительный комитет». Произвести проверку наличия и физического состояния документов на бумажной основе -250 ед.хр. фонда № 255 «Аккольская центральная больница». Выверку комплекта учетных документов провести по 8-ми фондам, список прилагается (приложение №1).
В течение года будет осуществляться прием документов по постоянному хранению от организаций учреждений и предприятий и от ликвидированных организаций документы в полном объеме постоянного хранения и по личному составу.
В 1-м квартале 2017 года планируется завершить расстановку связок документов на стеллажах, после проведенного капитального ремонта здания госархива.
Будет проводиться дезинфекционная и дезиксекционная обработка архивохранилищ, Планируется поддерживать необходимый температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режим. Ежеквартально проводить санитарные дни, осуществлять постоянный контроль за показаниями приборов.
2. Формирование НАФ Республики Казахстан, Организационно-методическое
руководство ведомственными архивами и организацией документов
в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.
О работе по данному направлению основное внимание будет уделено обеспечению качественного формирования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, повышению качества отбора документов на государственное хранение.
Предполагается принять на государственное хранение 200 ед. хр. общего делопроизводства, 10 ед. хр. документов личного происхождения и 5 ед. хр. фотодокументов.
Дела постоянного хранения будут приняты по утвержденному графику акимом Аккольского района от 25.10.2016 следующих организаций — источников комплектования госархива: ГУ «Отдел предпринимательства и промышленности Аккольского района», ГУ «Аппарат акима Новорыбинского сельского округа».
Будут созданы фонды документов личного происхождения ветеранов войны и труда Селезнева Андрея Ивановича и Селезневой Анны Митрофановны.
Принять фотодокументы, запечатлевшие знаменательные события, произо-шедшие в Аккольском районе.
Предполагается оказание методической и практической помощи в разработке 4 и усовершенствовании 8 номенклатур дел, 5 положений о ведомственном архиве и об экспертной комиссии в следующих ведомствах:
1.ГУ «Отдел сельского хозяйства Аккольского района»;
2.Аккольская центральная районная библиотека;
3. ГУ «Отдел строительства Аккольского района»; и др.
Будет проведено 3 семинара по актуализации архивного дела.
1.«Основа делопроизводства — Номеклатура дел» — для специалистов организаций учреждений и предприятий являющими источниками комплектования архива (февраль, октябрь);
2.«Порядок передачи документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив» — для делопроизводителей организаций, учреждений и предприятий являющими источниками комплектования архива (июнь);
На государственное хранение предполагается принять документы учреждений и организаций с истечением срока ведомственного хранения. Для чего будут разосланы письма учреждениям, организациям и предприятиям о наличии задолженности по сдачи дел в госархив.
В течение года произвести экспертизу ценности документов, находящихся на ведомственном хранении (утверждение описей на ЭПМК) на управленческую документацию в количестве 150 ед. хр., 10 ед. хр. документов личного происхождения и 5 ед.хр. фотодокументов.
Постоянно будет оказываться ведомственным архивам практическая и методическая помощь в усовершенствовании номенклатур дел, обработке документов постоянного срока хранения и по личному составу, составлении НСА, актов о выделении к уничтожению документов, утративших практическое значение.
3. Создание информационно-поисковых систем, научная
информация и использование документов.
В 2017 году деятельность госархива будет направлена на удовлетворение потребности общества в ретроспективной информации, использование архивных документов для реализации прав и законных интересов граждан, популяризацию архивных документов — неотъемлемой части историко-культурного наследия народа Казахстана.
Для создания научно-поисковой системы продолжается каталогизация архивного фонда № 352 «Аппарат акима города Акколь» для чего необходимо просмотреть 40 ед.хр. документов, из них составить тематические карточки в количестве 40 штук.
К знаменательным и памятным датам в Аккольском районе будет подготовлена в мае фотодокументальная выставка к Дню Победы по материалам, хранящихся в госархиве, фонда личного происхождения Оразалина Ахмедия Орзалиновича в честь 100-летия со дня рождения, ветерана ВОВ.
К дню «Памяти жертв политических репрессий» подготовить выставку по материалам архива в районной библиотеке с прочтением лекции на данную тему. (май)
К общегосударственным праздникам Республики Казахстан оформляться стенды на тему:
1 «Аккольский район — страницы истории» — к 130 — летию Аккольского района (июль);
2 «Конституция Казахстана» — к Дню конституции, (август);
3 «1-декабря день первого Президента Казахстана» — к Дню Президента Республики Казахстан Н.А. Назарбаева (ноябрь);
4 «Независимость наша главная ценность» — к 26-годовщине независимости Казахстана (декабрь);
В марте и августе организовать экскурсии по архиву с демонстрацией архивных материалов для учащихся старших классов Аккольского детского дома и учащихся Агротехнического лицея №10 с прочтением лекции: «Моя будущая профессия — архивист»
В ознаменования 100-летия со дня образования партии Алаш подготовка лекции «Об истории образования и историческом значении партии Алаш»(апрель)
Для сотрудников архива в течение года проводить аппаратную учебу по актуальным вопросам делопроизводства.
Публикация статьи в районной газете «Знамя Родины KZ» на тему «Аккольский район — страницы истории» — к 130 — летию Аккольского района (июль);
Запланировано выступление директора госархива на аппаратном совещании акима Аккольского района «Основные правила хранения и комплектования документов в ведомственных архивах» (сентябрь)
В читальном зале архива продолжится работа с исследователями — студентами, учащимися школ и гражданами Республики Казахстан.
Также будет активизироваться работа по исполнению запросов социально-правового характера и обращений тематического и генеалогического характера. При этом будет обеспечиваться полнота, достоверность, своевременность и корректность в изложении текста. Особое внимание будет уделяться запросам регламентируемым Стандартом государственной услуги «Выдача архивных справок». Для этих целей предполагается публикация по исполнению запросов в СМИ (апрель), размещение объявлений в газете о преимуществах получения архивных справок посредством портала электронного правительства и при непосредственной индивидуальной консультации получателей госулуги рекомендовать оформление запроса через Центры обслуживания населения (ЦОН). Для населения сельских округов будет организован «День архива» (2-квартал) С целью повышения качества оказания государственной услуги выдача архивной справки провести 2 семинара со специалистами ЦОНа «Правительство для граждан». Обновить стенд по оказанию данной услуги. (3-й квартал).
Подготовить Календарь знаменательных и памятных дат на 2018 год в целях планового и плодотворного использования архивных документов при подготовке выставок, статей, лекций и других форм информационной работы.
Принять участие в республиканских и областных совещаниях, семинарах архивных работников, в смотрах делопроизводства архивов учреждений и организаций Аккольского района.
4. Вопросы информационных технологий.
В целях повышения эффективности использования архивных документов и популяризации деятельности архива создан web-сайт областного государ-ственного архива Акмолинской области, в котором имеется соответствующий раздел — госархива Аккольского района. На сайте госархива продолжать размещать информации освещающие деятельность архива, самые интересные и актуальные события, мероприятия и публикации. Ежемесячное обновление планируется в размере не менее 5-и информаций.
В 2017 году будет продолжена работа по обслуживанию компьютерной оргтехники: замена и заправка картриджей, приобретение запчастей на принтеры и компьютеры.
5. Повышение квалификации кадров.
Для повышения квалификации сотрудников организовать всесторонне изучение нормативных правовых актов по вопросам архивного дела: «Типовых правил документирования и управления документацией …» и «Правила приема, хранения, учёта и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными архивами», новинок методической литературы, журналов «Делопроизводство в Казахстане» и др.
Архивистам Роговой Д.З. и Тимофеевой М.А. досрочно будет предложена аттестация.
Приложение №1
Список фондов по выверке комплекта учетных документов госархива
в 2017 году.
| № п/п | Номер фонда | Название фонда | Количе ство дел ед. хр. | Крайние даты фонда | Примечание |
| 1 | 117 | «Аккольский отдел занятости и социальных программ» | 1941-1957 | ||
| 2 | 120 | 1961-1994 | |||
| 3 | 124 | «Аккольский районный » | 1930-1980, 1986-2006 |
||
| 4 | 136 | «Зерносовхоз «Урюпинский» |
1935-1988 | ||
| 5 | 138 | «Зерносовхоз «Искра» | 1965-1993 | ||
| 6 | 155 | «Алексеевская плановая комиссия» | 1940-1957, 1976-1993 |
||
| 7 | 171 | «Сельхоз артель им.» | 1928-1993 | ||
| 8 | 196 | «Аккольский районный отдел образования» | 1954-1996 |
Итого 10223 ед.хр.
