В 2016 году вся деятельность государственного архива Аккольского района направлена на реализацию Послания Президента страны Н.А. Назарбаева народу Казахстана, а также на дальнейшее развитие и усовершенствование архивного дела, обеспечение учета и сохранности документов Национального архивного фонда, создание и совершенствования научно-справочного аппарата к хранящимся документам их всестороннее использование, научно-методическое обеспечение выполняемых работ.
В целях исполнения Закона Республики Казахстана от 12 января 2007 года № 222-III (с изменениями на 03.07.2013) «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» продолжается работа по своевременному и качественному учету, регистрации и исполнению запросов тематического и генеалогического характера.
Согласно, регламента и стандарта по государственной услуге «Выдача архивных справок» от 17 04.2015 № 138 (с изменениями, внесенными февраль 2016) ведется работа по своевременному и качественному учету, регистрации и исполнению запросов социально-правового характера.
1.Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
В целях обеспечения сохранности документов по укреплению и модернизации материально-технической базы и техническому оснащению архива, за отчетный период улучшено физическое состояние документов на бумажной основе 270 единиц хранения: из них отреставрировано 440 листов по фонду «Зерносовхоз «Минский», «Сельскохозяйственный производственный кооператив «Минский», «Алексеевское автомобильное эксплуатационное предприятие», «Зерносовхоз «Урюпинский». Перешито — 100 ед.хр. из фонда № 4 «Алексеевский механизированный лесхоз». Закартонированно 5510 ед.хр. фондов «Частный нотариус Сыздыкова Л.Б.» «Аккольский районный суд», «Алексеевский комбинат строительно-монтажных конструкций», «Алексеевский комбинат бытового обслуживания населения», «Аккольская центральная районная больница», «Зерносовхоз «Искра» «Зерносовхоз «Одесский», «Аппарат акима г. Акколь», «Алексеевская городская нотариальная контора», «Аппарат акима Аккольского района», «Алексеевский городской Совет народных депутатов», Трудовой, Новорыбинский, Искровский сельские Советы.
Восстановлено (перепечатано) обнаруженных затухающих текстов 16 листов, по фонду № 115 «Алексеевский районный исполнительный комитет». Проверка
наличия и физического состояния документов на бумажной основе в количестве — 250 ед.хр. проведена по фонду № 212 «Прокуратура Аккольского района».
Выверку комплекта учетных документов проведена по 8-м фондам «Сельскохозяйственная артель «Красный Октябрь», «Зерносовхоз «Хлебороб», «Аккольский районный суд», «Красноборский мехлесхоз», «Алексеевский городской Совет», «Приозерный сельский совет» «Алексеевский районный Совет народных депутатов», «Зерносовхоз «Минский».
Поддерживался необходимый температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режим. Проводились санитарные дни, осуществлялся контроль за показаниями приборов.
2. Формирование НАФ Республики Казахстан, Организационно-методическое
руководство ведомственными архивами и организацией документов
в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий
В работе по данному направлению основное внимание уделено обеспечению качественного формирования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, повышению качества отбора документов на государственное хранение.
ЭПМК утверждены 507 ед.хр. постоянного хранения и 104 ед.хр. по личному составу архивных фондов: «Аккольское районное управление казначейства», «Частный нотариус Аккольского района Сыздыкова Л.Б.», «Отдел строительства Аккольского района», «Отдел сельского хозяйства Аккольского района», «Налоговое управление по Аккольскому району», «Аппарат акима аула Азат Аккольского района», кроме того, 16 ед.хр. фонд личного происхождения «Бегмагамбетов Карбай — инвалид 2-гр. ВОВ 1941-1945 гг.», фотодокументы в фонд «Коллекция фотодокументов по истории Аккольского района». 1370 ед.хр. — особо ценных документов Алексеевского районного Совета народных депутатов.
За отчетный период приняты на госхранение дела постоянного срока хранения всего 532 дел из них: 4 ед.хр. Аккольского управления казначейства, 25 ед.хр. Аккольского районного суда, 334 ед. хр. частного нотариуса Аккольского района Сыздыковой Л.Б., 48 ед.хр. Отдела строительства Аккольского района, 57 ед.хр. Отдела сельского хозяйства Аккольского района, 3 ед.хр. Налоговое управление по Аккольскому району, Аппарат акима аула Азат Аккольского района, а также 16 ед.хр.- документы личного происхождения Бегмагамбетова Карбая, 5 фотодокументов фонда «Коллекция фотодокументов по истории Аккольского района».
На экспертизу ЭПМК управления архивов и документации в 4-ом квартале были направлены документы, ведомственных архивов прокуратуры Аккольского района, Аккольского районного суда.
В течение года проведено 4 семинара по актуализации архивного дела 13.01.2016, 11.02.2016, 13.04.2016, 04.07.2016 на которых были рассмотрены следующие темы:
1)«Основа делопроизводства — номенклатура дел»;
2) «Основные реквизиты по составлению документов» — для специалистов организаций, учреждений и предприятий не являющими источниками комплектования архива.
3)«Порядок передачи документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив» со специалистами отдела образования Аккольского района и агротехнического колледжа №10.
4)«О паспортизации ведомственных архивов» — выступление директора на совещании в райакимате.
Кроме того, в феврале месяце проведен урок с архивистами по изучению основных реквизитов оформления документов вида «приказ» и тестирование на знание стандарта и регламента по оказанию государственной услуги.
К концу года завершения паспортизация по состоянию на 01.12.2013, документов хранящихся в ведомственных архивах — источниках комплектования госархива.
Методическая и практическая помощь оказана многим организациям в усовершенствовании номенклатур дел, положений о ведомственном архиве и об экспертной комиссии, в обработке документов постоянного срока хранения и по личному составу, составлении НСА, актов о выделении к уничтожению документов, утративших практическое значение в следующих ведомствах: ГУ «Управление
юстиции Аккольского района»; «Прокуратура Аккольского района»; ГУ «Отдел внутренней политики Аккольского района», ГУ «Отдел сельского хозяйства Аккольского района» ГУ «Отдел строительства Аккольского района» ГУ «Аппарат акима аула Азат» ГУ «Отдел образования Аккольского района» и другим.
3. Создание информационно-поисковых систем, научная
информация и использование документов
Деятельность госархива была направлена на удовлетворение потребности общества в ретроспективной информации, использование архивных документов для реализации прав и законных интересов граждан, популяризацию архивных документов — неотъемлемой части историко-культурного наследия народа Казахстана.
Для создания научно-поисковой системы продолжается каталогизация архивного фонда № 352 «Аппарат акима города Акколь» для чего было просмотрено 54 дела, из них составлено 40 тематических карточек.
По посланию Президента Республики Казахстан Н.А. Назарбаева от 30.11.2015 в феврале 2016 года был организован «круглый стол» специалистами с целью изучения послания и выбора направлений по их реализации в деятельности архива.
К общегосударственному празднику Республики Казахстан «День благодарности» — 1 марта проведены мероприятия в госархиве и совместно с Аккольской центральной районной библиотекой по материалам Сталинского райисполкома, хранящимся в архиве, директором прочитана лекция об оказанной помощи населением и государством репрессированным гражданам, прибывшим не по своей воле на земли Казахстана.
30 марта в государственном архиве была проведена экскурсия по теме «Моя будущая профессия — архивист» для детей 6-8-х классов Аккольского детского дома №1 в количестве 12 человек. Учащиеся познакомились с ранними документами
хранящимися в госархиве, районными газетами за 1942-1945 годы «Сталинская правда» и посетили архивохранилище.
28.04.2016 накануне праздника 1 Мая — «День единства народов Казахстана» был организован «круглый стол» дружбы и согласия посвященный 25-летию Независимости страны. Почетными гостями стали пенсионеры архива Садышева Раиса Ивановна по национальности татарка и Резова Раиса Григорьевна — русская.
В канун Дня Победы в госархиве организована фотодокументальная выставка по документам личного происхождения фонда «Трубицин Федор Гаврилович — ветеран Великой Отечественной войны». Дополнительно были выставлены фотографии с автобиографиями других ветеранов: Носик И.И., Дорохов Ф.С.,
Какуткин Н.Г., Костенко М.А., Берзан С.И., Локтионов А.И. 12 мая выставку посетили ветеран войны Трубицин Ф.Г. и Нина Пышная — дочь ветерана Какуткина Г.Н.
В районной газете «Знамя Родины KZ» №19/481 от 06.05.2016; № 20/482 от 13.05.2016; 23/485 от 03.06.2016; 24/486 от 10.06.2016 опубликована статья
«Солдаты из Акколя», к Дню Победы в Великой Отечественной войне, подготовленная по материалам госархива Аккольского района.
31 мая в районной библиотеке совместно с госархивом проведен час истории «Памяти скорбный дневник», посвященный дню памяти жертв политических репрессий. На мероприятие были приглашены студенты АТК №10.
4 июня 2016 года, в связи с празднованием в стране дня государственной символики, в госархиве состоялся «круглый стол» с прочтением лекции об истории создания государственных символов: флаг, герб, гимн.
5 июля 2016 года в канун дня столицы Астана для участников «круглого стола» была прочитана лекция на тему «Астана — город мира и согласия».
29 августа 2016 года, в связи с празднованием Дня Конституции, состоялся «круглый стол». Архивист Тимофеева М. прочитала лекцию об основных приоритетных положениях, изложенных в основном законе страны.
Во второй половине дня архивисты приняли участие в праздничном мероприятии организованном аппаратом акима города Акколь на центральной площади.
Коллективные «субботники» по уборке помещений госархива во время капремонта в сентябре месяце были приурочены к празднованию общегосударственного праздника в «День труда».
Коллектив архива принимает участие в мероприятиях, проводимых райгоракиматами: празднование 1-го Мая, возложение венков в день Победы, открытие монумента в честь 90-летия Героя Советского Союза и Халық қаhарманы генерала Армии Сагадата Нурмагамбетова в г. Акколь, митинг в день памяти жертв политических репрессий и митинг скорби — 22 июня, день столицы, экологические субботники по очистке и благоустройству города.
В канун праздника Дня Первого Президента Республики Казахстан в госархиве состоялся «круглый стол» на котором выступила с приветственным словом директор К. Жаксылыкова и дополнила выступление архивист К.Каленова
В рамках мероприятий посвященных 25-летию Независимости Республики Казахстан в районной газете «Знамя Родины KZ» № 52/514 от 23.12.2016 была опубликована статья «Обновленный архив», в которой отражены существенные
изменения произошедшие во внешнем и внутреннем облике государственного архива.
В честь 25-годовщины Независимости готовилось торжественное открытие госархива после капремонта, с участием акимов области и района, но в связи с неблагоприятными погодными условиями данное мероприятие не состоялось.
В результате проведения процедуры «Государственные закупки по капитальному внутреннему ремонту государственного архива Аккольского
района» победитель конкурса КХ «Ильяс заключил договор на сумму ремонта 23 миллиона тенге. В течение трех месяцев проведены общестроительные работы, заменена система отопления, электромонтажные работы, пристроена современная из металлосайдинга входная зона. Для обеспечения пожарной и охранной безопасности архива смонтирована новая охранно-пожарная сигнализация с автоматизированной системой пожаротушения. Для более компактного и удобного
размещения дел в архивохранилище приобретен мобильный архив (131 п.м.) на сумму 1,8 млн. тенге. Отремонтирован гараж и проведены работы по благоустройству территории. Одновременно с исполнением запросов в период ремонта и течение 4-го квартала архивисты были заняты установкой архивных стеллажей, дисклокацией, перемещением и укладкой связок архивных дел. Трудности были в том, что для успешной расстановки дел не хватало коробок для картонирования, с этой целью были приобретены коробки в отделении связи под гарантийное письмо оплаты.
Проблемный вопрос, состоит и в том, что сумма на приобретение мобильных архивов была занижена, поэтому для полного компактного размещения архивных дел необходимо дополнительное приобретение мобильных стеллажей — современного оборудования, взамен имеющихся стационарных стеллажей.
В читальном зале архива работало два исследователя. Продолжает свои работы по теме создания книги по истории развития Аккольского района исследователь — краевед Х. Жармуханов. Второй исследователь по документам научного института КАЗНИТИЭР производил анализ производственной деятельности предприятия.
Для активизации работы по исполнению запросов социально-правового
характера и обращений тематического и генеалогического характера в районых газетах «Знамя Родины KZ» и «Ақкөл Өмiрi» размещено объявление об внесенных изменениях в исполнение запросов посредством Цон (правительство для граждан)
С учетом полноты, достоверности и своевременности оказания государственной услуги «Выдача архивных справок» за отчетный период исполнено 872 запроса из них с положительным результатом–785. Исполнено, поступивших через Центры обслуживания населения (ЦОН) 443 запроса, что составляет 52%, через портал электронного правительства 185 запрос — 21% и по почте 244 запроса. Тематических запросов исполнено 38 штук.
С целью повышения качества оказания данной государственной услуги 25.02.2016 проводился семинар со специалистами ЦОНа.
Поданы заявки на участие в областных смотрах делопроизводства архивов: «Лучший сайт», «Лучший государственный архив», «Лучший архивист».
Для подведения итогов по смотру «Лучший государственный архив» направляются ежемесячные отчеты по форме №1,2. По проводимому рейтингу среди архивов госархив Аккольского района занимал 9-11 места, отставание наблюдалось в таких показателях, как картонирование (недостаток коробок) и освоение бюджетных средств.
В конкурсе «Лучший архивист», который проходил в живописном Зерендинском районе, приняла участие архивист Рогова Д.З., которая успешно выступила и завоевала «Приз акима Зерендинского района».
4. Вопросы информационных технологий
В целях повышения эффективности использования архивных документов и популяризации деятельности архива создан web-сайт областного государствен-ного архива Акмолинской области, в котором имеется соответствующий раздел — госархива Аккольского района. На сайт должны регулярно подаваться новости и информация, освещающая деятельность архива, самые интересные и актуальные события, мероприятия и публикации. Однако наблюдались недоработки
в данной работе, в связи с проводимым капремонтом, специалистами не уделялось достаточного внимания по ведению web-сайта.
Для обслуживания компьютерной оргтехники заменен один картридж.
5. Повышение квалификации кадров
В апреле месяце в результате обучения на курсах повышения квалификации архивист Тимофеева М. А. получила сертификат.
Коллективом госархива изучаются нормативные правовые акты по вопросам архивного дела: «Типовые правила документирования и управления документацией государственных и негосударственных организаций» и «Правила приема, хранения, учёта и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными архивами» и другие.
